Home / Sản Phẩm / Sản phẩm EFFECT / ERP-LIFE / ERP-Life: Tin học hóa tổng thể doanh nghiệp

ERP-Life: Tin học hóa tổng thể doanh nghiệp

Giới thiệu ERP-Life

1. ERP-Life là gì?
  • ERP-Life là sản phẩm phần mềm của Công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh (GREEN EFFECT) phục vụ cho việc quản lý tổng thể doanh nghiệp. ERP-Life giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động của mình từ việc mua hàng, bán hàng, sản xuất cho đến việc quản lý đội ngũ nhân viên, hệ thống tài liệu, hệ thống tài chính kế toán…
  • ERP-Life được nâng cấp vượt bậc từ sản phẩm EFFECT-ERP của GREEN EFFECT phát triển từ năm 1999. EFFECT-ERP là sản phẩm đã 4 lần giành được cúp vàng giải Bitcup trong lĩnh vực phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) do tạp chí Thế giới vi tính PC WORLD Việt nam bình chọn.
  • Bằng cách tiếp cận “Thật như cuộc sống“. ERP-Life khắc phục nhiều nhược điểm của các sản phẩm phần mềm quản lý đang có khác trên thị trường về mặt giao diện người dùng cũng như những nhược điểm trong quá trình triển khai ERP thất bại do sự cứng nhắc và không tự nhiên của phần mềm đối với người sử dụng.
  1. Cơ sở lý thuyết của ERP-Life
  • ERP-Life dựa vào các quy luật đang diễn ra hàng ngày của cuộc sống xung quanh chúng ta để mô phỏng “Cuộc sống số” của doanh nghiệp. Do cách tiếp cận này mà ERP-Life có thể len lỏi vào từng bước nhỏ nhất trong các quy trình tác nghiệp của doanh nghiệp và đạt được tính logic và năng động đáp ứng được nhu cầu của cả các doanh nghiệp có hoạt động phức tạp nhất.
  • Cuộc sống đang diễn ra của chúng ta là bằng chứng đúng đắn nhất và vĩ đại nhất về sự đa dạng và tính logic.
  • Cuộc sống trong doanh nghiệp là mô hình tương tự nhưng đơn giản hơn nhiều lần so với cuộc sống con người.
  • “Bản đồ số” là ánh xạ “số hóa” của cuộc sống doanh nghiệp. Các hoạt động, sự thay đổi của doanh nghiệp đều được phản ánh trên bản đồ số. Bản đồ số được cấu thành từ dữ liệu số, dữ liệu số hình thành từ 3 tế bào cơ bản nhất là: Ký tự (C), Số (N) và thời gian (T). Bản đồ số chiếm phần lớn trong Database của phần mềm.
  • Phần mềm quan tâm đến các yếu tố trong doanh nghiệp theo Thứ tự sinh ra: Yếu tố nào sinh ra trước sẽ được quan tâm/tạo ra trước: Có Tạo hóa mới có Vạn vật (doanh nghiệp), có Doanh nghiệp mới có nhân viên (Users), có Nhân viên mới sinh ra Hoạt động doanh nghiệp (Object và Quy trình tác nghiệp), có Hoạt động doanh nghiệp mới sinh ra Dữ liệu (giá trị của các thuộc tính của các Object), có dữ liệu mới có Bản đồ số, có Bản đồ số mới sinh ra việc Khai thác, Quản trị dữ liệu…
  • Ký ức là biển thông tin bao la của quá khứ mà ta có thể nhớ lại và phân tích để giúp cho hành động tương lai của chúng ta được định hướng tốt hơn. Ký ức chính là Bản đồ số.
  • Nguyên tắc của ERP-Life “Thật như cuộc sống” là mô phỏng, cập nhật bản đồ số của doanh nghiệp theo cách đúng như cuộc sống đang diễn ra trong doanh nghiệp về không gian và thời gian. Nguyên tắc này được hình thành từ những quy luật hiển nhiên của cuộc sống là:
    • Thật như cuộc sống (sinh động, chi tiết, phong phú, hài hòa…).
    • Quy luật: Sinh ra, lớn lên và mất đi.
    • Thời gian trôi đi không bao giờ quay trở lại: Chúng ta không thể thay đổi những gì đã xảy ra trong quá khứ mà chỉ có thể cố gắng làm thay đổi tương lai.

Object (hay Đối tượng) – Những “Thực thể sống”

  • Các Đối tượng dữ liệu chúng ta đang quản lý trong doanh nghiệp như: Báo giá, Đơn hàng, Lệnh Sản xuất, Phiếu nhập hàng, Lệnh giao hàng, Phiếu thu tiền… cũng giống như các Thực thể sống. Khi mới sinh ra, các đối tượng luôn có một cấu trúc (dữ liệu) ban đầu xác định. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, các đối tượng này luôn thay đổi (lớn lên) và chỉ tồn tại (sống) trong khoảng thời gian xác định, sau đó sẽ không hoạt động nữa (mất đi). Mặc dù vậy, tất cả các thông tin từ lúc sinh ra, lớn lên cho đến kết thúc của đối tượng đều được lưu vào Bản đồ số (ký ức) để chúng ta có thể xem lại (nhớ lại) và phân tích/quản trị (hồi tưởng/suy diễn).
  • Một đối tượng có thể được tạo ra (sinh ra) từ một đối tượng khác (như đơn hàng được tạo ra từ khách hàng, hợp đồng được tạo ra từ báo giá…) và hình thành mối quan hệ mẹ-con và cả các mối quan hệ ông/bà/cụ/kỵ… Các đối tượng có các mối quan hệ, tương tác với nhau tương tự như các mối quan hệ giữa con người với con người trong cuộc sống.
  • Tóm lại, có sự tương tự kỳ lạ giữa các đối tượng quản lý trong hoạt động doanh nghiệp và các Thực thể sống trong cuộc sống con người và đây chính là điểm mấu chốt để ERP-Life có thể mô phỏng, học hỏi các nguyên tắc của Cuộc sống con người để tạo ta Cuộc sống số của doanh nghiệp.
  • Nguyên tắc tiếp cận cơ bản của ERP-Life đối với hoạt động doanh nghiệp là thông qua các Đối tượng (Object). Bằng cách mô phỏng các đối tượng tương tự như những thực thể sống và vận dụng các hiện tượng và mối quan hệ thông thường trong cuộc sống hàng ngày như: Sinh ra, di chuyển, lớn lên (qua nhiều trạng thái), các mối quan hệ (mẹ-con, ông, bà…), giao tiếp… ERP-Life sẽ giúp đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp thao tác một cách tự nhiên trên phần mềm như những gì đang diễn ra trong cuộc sống doanh nghiệp về không gian và thời gian. Cách tiếp cận này làm cho ERP-Life khác biệt hoàn toàn so với các hệ thống phần mềm ERP khác ở chỗ ERP-Life không chỉ đơn thuần quan tâm đến việc tạo ra dữ liệu và xử lý dữ liệu mà còn quan tâm đến trạng thái chi tiết nhất của dữ liệu của đối tượng gắn với thao tác của người sử dụng trong quá trình lớn lên theo thời gian:

Ví dụ:

  • Khi xuất chuyển kho một hàng hoá từ kho này sang kho khác sẽ không chỉ có một dòng dữ liệu (chứa tên kho chuyển đi và kho chuyển đến…) tại thời điểm nhập liệu, mà dữ liệu sẽ được thay đổi theo thời gian thực: Khi xuất hàng dữ liệu có trạng thái là “Đã xuất”, khi vận chuyển trạng thái là “Trên đường”, khi nhập về kho nhận trạng thái mới chuyển thành “Đã nhập kho”. Ba trạng thái này được hình thành tại 3 thời điểm khác nhau và phản ánh được chi tiết quá trình chuyển kho hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định, khoảng thời gian này có thể là vài phút hoặc vài ngày, cả tháng hoặc lâu hơn nếu như việc vận chuyển không suôn sẻ hoặc là xuyên quốc gia…
  • Khi nhân viên kinh doanh tạo một hợp đồng và tác nghiệp với dữ liệu của một hợp đồng thì hợp đồng có thể có những trạng thái rất chi tiết như: Soạn nội dung, Chờ duyệt, Đã duyệt, Đã mail, Đã Fax, Đã chốt nội dung, Đã chuyển, Đã ký, Đã nhận về, Đang tạo đơn hàng, Tạo xong đơn hàng, Treo, Huỷ, Thất bại, Kết thúc… Số lượng các trạng thái và thời điểm thay đổi trạng thái của một đối tượng theo quy trình được định nghĩa bằng cách đơn giản trên giao diện của ERP-Life và có thể chi tiết khác nhau đối với các ngành nghề khác nhau và theo từng cách thức quản lý khác nhau của lãnh đạo doanh nghiệp.
3. Giao diện ERP-Life

Một giao diện nền của một người dùng trên ERP-Life

  • Người sử dụng sau khi đăng nhập phần mềm sẽ vào giao diện nền của ERP-Life. Giao diện nền gồm có nhiều Icon (biểu tượng) của các Objects (đối tượng). Số lượng và cách sắp xếp và hình thức hiển thị của các Objects là khác nhau với từng người sử dụng (user) tuỳ theo việc phân quyền cho người sử dụng đó đối với từng Object.
  • Số lượng các Objects của toàn bộ hệ thống sẽ phụ thuộc vào các quy trình hoạt động của doanh nghiệp áp dụng phần mềm và sẽ rất khác nhau từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác. Khác biệt hoàn toàn của ERP-Life so với các phần mềm quản lý khác trên thị trường là khả năng tạo số lượng không giới hạn các Objects, cách thức kết hợp tuỳ ý các Object thành các quy trình hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo cách khai báo mà không cần lập trình.
  • Một trong những khác biệt của ERP-Life so với các phần mềm quản lý khác là mỗi Object chỉ có mặt một lần trên giao diện tổng thể. Ví dụ Object “Nhân viên” hoặc “Vùng/miền” hay “Khách hàng” chỉ có mặt một lần trên giao diện nhưng tương tác với rất nhiều Object khác ở các phân hệ logic khác nhau. Đặc tính này cũng phản ánh cách tiếp cận của ERP-Life với hoạt động doanh nghiệp là theo quy trình mà không phải theo phân hệ hay phần hành (với nhiều phần mềm ERP khác trên thị trường, bạn có thể thấy ít nhất 2 nơi có thể gọi màn hình “Hoá đơn bán hàng” là phân hệ Bán hàng và phân hệ Công nợ phải thu (trong kế toán) – cách tiếp cần chồng chéo này có thể tạo ra sự rắc rối trong quá trình cấu hình, sử dụng phần mềm vì nó không tuân theo quy luật tự nhiên của cuộc sống).
4. Kết cấu modules logic của ERP-Life
  • Cách tiếp cận của ERP-Life đối với hoạt động doanh nghiệp là thông qua quy trình hoạt động mà không phải là theo phần hành hay theo phân hệ phần mềm. Tuy nhiên ban đầu các đối tượng của ERP-Life cũng được phân vào các nhóm khác nhau có thể gọi là các modules logic. Các đối tượng nằm trong các modules khác nhau này vẫn tương tác với nhau theo quy trình hoạt động của doanh nghiệp mà không trở thành các khối độc lập. Các modules logic có thể được đặt tên tương tự như các hệ thống ERP khác trên thị trường như: Quản trị Khách hàng – CRM, Quản trị mua hàng, Quản trị bán hàng, Quản trị hàng tồn kho, Quản trị sản xuất, Quản trị tài chính kế toán, Quản lý nhân sự, Quản lý trang thiết bị, Quản lý bảo hành, Quản lý công văn, giấy tờ…

Các khả năng khác biệt

1.  ERP-Life là sản phẩm phần mềm nâng cấp từ hệ thống EFFECT-ERP

EFFECT-ERP là sản phẩm phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp của EFFECT được phát triển từ năm 2000 và thương mại hoá từ năm 2003. EFFECT-ERP đã 4 lần được giải nhất giải Bitcup do tạp chí Thế giới vi tính Pcworld VN bình chọn.

ERP-Life là sản phẩm nâng cấp vượt bậc của EFFECT-ERP. Vì vậy ERP-Life có thể làm được tất cả những gì mà EFFECT-ERP làm được. Ngoài ra ERP-Life có thêm nhiều khả năng đặc biệt khác trong việc hỗ trợ quá trình customize sản phẩm theo yêu cầu của doanh nghiệp mà không cần lập trình cũng như nhiều tiện ích hỗ trợ tương tác người sử dụng với phần mềm.

2.  ERP-Life định hướng doanh nghiệp trang bị phần mềm tổng thể

Doanh nghiệp có hai cách lựa chọn trang bị phần mềm là: Trang bị nhiều phần mềm đơn lẻ và trang bị phần mềm theo hướng tổng thể.

Khi trang bị nhiều phần mềm đơn lẻ không liên kết cho các phòng ban khác nhau, doanh nghiệp thường phải nhập lặp lại dữ liệu vào các phần mềm (như: dữ liệu đơn hàng vừa phải nhập vào phần mềm bán hàng vừa phải nhập vào phần mềm kế toán). Điều này gây lãng phí lớn công sức và thời gian.

Các hệ thống phần mềm tổng thể (như ERP) bao gồm nhiều modules liên kết với nhau và thừa hưởng dữ liệu từ nhau nên doanh nghiệp không phải nhập lặp lại dữ liệu. Tuy nhiên có vẻ như hệ thống ERP chỉ phù hợp cho các doanh nghiệp lớn.

Quy luật này không đúng với ERP-Life vì với khả năng customize mạnh mẽ, ERP-Life thích hợp cho cả doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp nhỏ.

3.  “Life” hay “Sống động”

Sống động, chi tiết nhưng đơn giản mà hài hoà là các đặc tính của ERP-Life về các mặt như: giao diện phần mềm, cách tương tác với người sử dụng, các tính năng phần mềm thoả mãn yêu cầu đặc thù riêng của doanh nghiệp…

4.  Khả năng customize

ERP-Life là sản phẩm có khả năng customize (chỉnh sửa) toàn phần bao gồm Tính động (customize chỉ bằng cách khai báo) và Lập trình chạy ngay. Bằng tính động, ERP-Life đã có thể đáp ứng 60-80% yêu cầu đặc thù của dự án.

Lập trình chạy ngay là khả năng mà phần mềm có thể được customize toàn phần ngay trên máy chủ của doanh nghiệp khi nhân sự customize đăng nhập ở mode đặc biệt gọi là mode lập trình. Việc sửa đổi, tinh chỉnh phần mềm sau khi thực hiện và kiểm tra sẽ có hiệu lực ngay trên toàn hệ thống mà không cần bất kỳ thao tác copy file chương trình nào từ nhà cung cấp phần mềm.

Lập trình chạy ngay khi thực hiện từ xa qua Internet sẽ đáp ứng nhanh hơn nữa yêu cầu nảy sinh của doanh nghiệp. Ví dụ: Thêm bớt hệ thống báo cáo, chỉnh sửa mẫu phiếu in, điều chỉnh quy trình hoạt động theo yêu cầu mới…

Nhu cầu của doanh nghiệp luôn thay đổi theo thời gian và đỏi hỏi liên tục sự linh động, thay đổi theo của phần mềm. Vì vậy Lập trình chạy ngay đảm bảo cho phần mềm hoạt động liên tục, không bị gián đoạn. Chi phí của doanh nghiệp cho việc bổ sung, sửa đổi phần mềm sau này do đó cũng được giảm đi đáng kể.

5.  Bộ gõ tích hợp

Việc tích hợp bàn phím tiếng Việt riêng của ERP-Life giúp người dùng không phụ thuộc bộ gõ bàn phím ngoài, không cần chuyển đổi cách gõ hoặc font chữ mỗi khi thao tác giữa phần mềm EFFECT và các ứng dụng ngoài (Word, Excel…) như các phiên bản EFFECT trước đây. Ngoài ra bạn có thể copy/paste một khối lượng text theo mã unicode hoặc một bảng dữ liệu theo mã unicode từ ERP-Life ra các ứng dụng ngoài và ngược lại.

Trên bảng dữ liệu của Object được phân quyền, người sử dụng có thể đánh dấu một khối dữ liệu hình chữ nhật bất kỳ và thực hiện các thao tác copy/paste dữ liệu ra các nơi khác trên phần mềm hoặc ra các ứng dụng ngoài (Excel, Word…). Tương tự như vậy có thể copy/paste một khối dữ liệu từ ứng dụng ngoài vào bảng dữ liệu của Object bất kỳ trong phần mềm. Tiện ích này rất hữu ích khi thao tác cập nhật các danh mục ban đầu hoặc nhập liệu bằng cách copy dữ liệu từ phần mềm hoặc ứng dụng ngoài EFFECT.

Đánh dấu khối dữ liệu để copy ra ngoài hoặc Paste một khối dữ liệu từ ứng dụng ngoài vào ERP-Life

6. Onlife-Offlice customization

Với các doanh nghiệp có các điểm bán hàng, chi nhánh ở nơi mà khả năng kết nối internet về băng thông và độ ổn định chưa cao thì ERP-Life đã sẵn sàng khả năng customize tác nghiệp OffLine. Khi đường truyền được kết nối lại thì dữ liệu sẽ được đồng bộ tự động.

Tiện ích “Đồng bộ SQL” của ERP-Life được GREEN EFFECT phát triển riêng phục vụ cho mục đích đồng bộ dữ liệu giữa các database một cách tối ưu trong bối cảnh cấu trúc cơ sở dữ liệu của ERP-Life. Người dùng sẽ không cần thao tác “Push” lại dữ liệu làm cho hệ thống có thể ngưng trệ trong nhiều giờ như trong trường hợp sử dụng tiện ích REPLICATION của SQL Server đối với cơ cở dữ liệu tương đối lớn và khi đường truyền internet tương đối mất ổn định.

7. Multi Starts

ERP-Life cho phép khởi động 10 lần đồng thời trên 1 máy trạm. Mỗi khởi động hoạt động độc lập và có thể active qua lại dễ dàng. Khả năng này còn tiện dụng hơn cả việc mở cùng lúc nhiều cửa sổ trên 1 phần mềm vì người dùng sẽ không bị rối khi thao tác. Khởi động lần 1 ở chế độ nhập liệu, lần 2 để ở chế độ xem sổ sách báo cáo, lần 3 luôn để ở màn hình tiềm kiếm dữ liệu…

8.  Tin nhắn nội bộ, SMS, email và Hội thoại theo dữ liệu

Có thể gửi tin nhắn nhanh tức thì từ 1 user đến 1 hoặc nhiều users khác trong hệ thống. Màn hình hiện tin nhắn sẽ chặn thao tác người dùng cho đến khi người nhận đọc tin và đóng lại. Có thể gửi tin nhắn SMS, Email đồng loạt ra ngoài hệ thống đến số điện thoại di động trong các danh sách khác nhau (danh sách người dùng, danh sách khách hàng…) sau khi danh sách đã được lựa chọn, sàng lọc theo nhiều tiêu chí.

Nội dung trên mail có thể lấy tự động từ các trường dữ liệu trong hệ thống, thậm chí các file (Word, Excel, Picture…) đính kèm vào record dữ liệu của Object cũng có thể khai báo đính kèm vào mail một cách tự động để gửi đồng loạt.

Hội thoại theo dữ liệu là khả năng chat online trên hệ thống tương tự Skype nhưng toàn bộ thông tin chat sẽ được lưu trữ theo record dữ liệu của Object nào đó (như: Chat theo chủ đề một dự án, một hợp đồng, một khách hàng…). Còn có thể sử dụng để phê duyệt/xác nhận/ra quyết định bằng comment của người lãnh đạo. Thông tin chat được giới hạn chỉ trong những users được phân quyền liên quan…

9.  Hệ thống phân quyền chi tiết, lưu vết lịch sử toàn bộ dữ liệu

Hệ thống phân quyền mới của ERP-Life giúp cho việc phân quyền được chi tiết và đa dạng hơn nhiều so với ở các phiên bản trước đây. Có thể phân quyền Xem/Sửa/Xoá đến từng dòng dữ liệu, từng cột dữ liệu của đối tượng bất kỳ trên hệ thống.

Ngoài ra việc lưu trữ toàn bộ lịch sử thao tác của các users vào nhật ký (tất cả các thao tác thêm, sửa và xoá dữ liệu ở bất cứ nghiệp vụ nào) sẽ giúp cho hệ thống users được kiểm soát hoàn toàn. Đây là lý do để các doanh nghiệp yên tâm áp dụng “chữ ký số” trên ERP-Life (khi phê duyệt, xác nhận, chuyển dữ liệu…) và điều này làm giảm bớt đáng kể lượng văn bản cũng như khối lượng công việc trong doanh nghiệp.

10.  Vận hành ổn định qua môi trường Internet

ERP-Life có thể vận hành qua môi trường Internet hoàn toàn ổn định. Khả năng này giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu tập trung trên máy chủ duy nhất (còn có thể là máy chủ đi thuê ở các trung tâm dữ liệu) và tất cả các chi nhánh, nhà máy, điểm bán hàng… đều tác nghiệp trực tiếp trên hệ thống qua môi trường internet. Đối với các chi nhánh ở xa (có nhiều máy trạm) cần trang bị Internet cáp quang và đối với các máy trạm đơn lẻ ở xa chỉ cần trang bị ADSL thông thường là có thể vận hành được ERP-Life với đầy đủ giao diện và chức năng giống như máy trạm trên mạng LAN.

11. Client-Server

Không còn cơ chế File server trên ERP-Life giống như các phiên bản trước đây nữa. Toàn bộ dữ liệu và code phần mềm đều được lưu trữ an toàn và bảo mật trên SQL Server.
Việc tính toán các báo cáo phức tạp được thực hiện kết hợp bởi cả máy chủ và máy trạm. Cùng với cấu trúc cơ sở dữ liệu được cải tiến nên tốc độ xử lý toàn hệ thống được tối ưu giúp cho ERP-Life có khả năng hơn hẳn các đàn anh trước đây là việc có thể vận hành với hàng ngàn user sử dụng đồng thời qua Internet.
Thao tác customize bằng cách khai báo hoặc lập trình theo cơ chế Lập trình chạy ngay có thể được thực hiện từ bất cứ máy trạm nào nhưng chỉ với user được phân quyền.
Kết quả customize sẽ được tự động cập nhật cho tất cả các máy trạm khác trên hệ thống mà không cần copy hoặc cài đặt lại bất cứ file chương trình nào. Khả năng này giúp cho sự thích ứng nhanh của hệ thống khi nhu cầu quản lý của doanh nghiệp thay đổi hoặc nâng cao hơn trong tương lai.

12. EFFECT-Report Online và GreenWeb

ERP-Life có module thành phần phần là EFFECT-Report Online, là module khai thác hệ thống báo cáo online trên web. Doanh nghiệp có thể khai báo các người sử dụng (users) đặc biệt (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên…) và phân quyền truy cập một số hoặc toàn bộ hệ thống báo cáo online qua web mà không cần cài đặt máy trạm ERP-Life. Ví dụ: Đại lý có thể xem được Bảng chi tiết công nợ, Bảng liệt kê đơn hàng, Bảng tính thưởng doanh số liên quan… Khách hàng thường xuyên (đại lý, cửa hàng) có thể xem được tồn kho tức thời một số mặt hàng…

GreenWeb là tiện ích phần mềm hệ thống của ERP-Life được GREEN EFFECT hoàn thành vào cuối năm 2016. Sau khi cài đặt GreenWeb vào hệ thống ERP-Life thì ERP-Life có khả năng hoạt động song hành trên cả nền tảng cố định (Laptop, PC) và di động (Điện thoại, máy tính bảng). Các thao tác customize trên hệ thống đều thể hiện kết quả đồng thời trên giao diện của cả 2 loại thiết bị này.

Toàn bộ các tính năng, tiện ích và giao diện trên nền tảng desktop (Windows) đều có hiệu lực trên nền tảng di động (iOS, Android). Điều này làm cho ERP-Life trở thành sản phẩm phần mềm đặc biệt duy nhất trên thị trường không cần duy trì code lập trình khác nhau cho 2 nền tảng thiết bị cố định và di động.

13. Các Object (hay các đối tượng) tạo lên các quy trình hoạt động của doanh nghiệp

ERP-Life quản lý hoạt động doanh nghiệp theo quy trình. Mỗi quy trình hoạt động bao gồm nhiều object liên kết với nhau.

Số lượng các object và cách thức kết hợp các object thành các quy trình có thể customize không giới hạn trên ERP-Life chỉ bằng cách khai báo mà không cần lập trình.

14.  Điều hành công việc bằng các con số

Với mỗi Object, các con số luôn được làm tươi trên màn hình cứ 10 giây một lần sẽ “điều hành” công việc hàng ngày của bạn.

Bạn sẽ luôn được các con số nhắc việc: Ví dụ bạn khi bạn nhận được báo giá hay hợp đồng để duyệt từ các nhân viên thì các con số mầu đỏ (với mũi tên chuyển đến) sẽ nhắc nhở bạn phải tiến hành duyệt (bằng cách nhấn vào con số này). Nếu bạn chưa duyệt thì các con số vẫn còn đó và trên màn hình các nhân viên đề xuất duyệt cũng vẫn còn đó con số mầu xanh (với mũi tên chuyển đi) cho thấy “Sếp vẫn chưa duyệt”. Để tác nghiệp, bạn chỉ cần nhấn chuột vào chính các con số là màn hình tác nghiệp tương ứng sẽ hiện ra giúp bạn thực hiện tiếp công việc theo quy trình.

Như vậy bạn có thể thấy giao diện ERP-Life không phức tạp, chỉ là hình ảnh các biểu tượng. Nhưng giao diện này thực tế chứa đựng đầu đủ các tương tác của phần mềm với người sử dụng, bạn có thể:

  • Nhấn vào các con số để hiện màn hình tác nghiệp tiếp theo quy trình.
  • Nhấn vào tên Object để hiện bảng dữ liệu của Object theo điều kiện lọc chỉ ra.
  • Nhấn trực tiếp vào biểu tượng với các Object có hiện chữ “nhập mới” để vào màn hình nhập liệu cho Object. (Với các Object dạng danh mục sẽ không hiện chữ “Nhập mới” và bạn thêm dữ liệu trực tiếp ở bảng dữ liệu của Object).
  • Nhấn phím phải vào biểu tượng hoặc vào tên Object sẽ hiện ra các chức năng theo phân quyền như: Quản trị thông tin, đặt cấu hình cho Object, Phân quyền người dùng…
15.   Chuyển dữ liệu

Là thao tác để yêu cầu user khác thực hiện bước tiếp theo của quy trình trên dữ liệu gửi đi.

Khi không có phần mềm, nếu bạn soạn xong nội dung hợp đồng và phải trình sếp duyệt thì bạn phải chuyển văn bản lên sếp và nói “sếp duyệt giùm em hợp đồng”.

Khi có ERP-Life, bạn không cần làm như vậy, sau khi soạn xong hợp đồng, bạn chỉ cần đánh dấu record dữ liệu tương ứng của hợp đồng, nhấn nút “Chuyển”, chọn tên sếp và ghi lời nhắn (lời nhắn này có thể mặc định).

Lập tức trên màn hình của sếp sẽ hiện ra tăng thêm con số mầu đỏ (với mũi tên chuyển đến) ở đối tượng “Hợp đồng” cho thấy sếp đã được “giao thêm việc” và trên màn hình của bạn cũng hiện tăng thêm con số mầu xanh lá cây (với mũi tên chuyển đi) cho thấy bạn “đã trình sếp” nhưng sếp còn chưa duyệt.

Sếp có thể nhấn vào con số mầu đỏ để hiện màn hình duyệt và tiến hành duyệt. Duyệt xong sếp sẽ nhấn nút để chuyển trả lại dữ liệu cho bạn hoặc cho user tiếp theo của quy trình tác nghiệp. Sau thao tác này thì các con số sẽ giảm đi hoặc biến mất trên màn hình của sếp cũng như trên màn hình của bạn.

Trường hợp sếp chưa duyệt và yêu cầu bạn sửa đổi lại hợp đồng thì sếp của bạn sẽ chỉ đơn giản nhấn nút “Chuyển” để chuyển lại hợp đồng cho bạn với lời nhắn “Cần sửa lại…” và bạn sẽ phải sửa, sau đó lại “Chuyển” cho sếp cho đến khi hợp đồng được duyệt. Như vậy giao tiếp tay ba giữa bạn, sếp của bạn và ERP-Life được thực hiện một cách tự nhiên “Thật như cuộc sống”.

Màn hình chuyển dữ liệu và các con số trên màn hình của người chuyển và người nhận dữ liệu. Khi chuyển dữ liệu bạn có thể đánh dấu vào mục “Nhắn tin nội bộ” để kích hoạt việc hiện tin nhắn nội bộ trên màn hình người nhận hoặc đánh dấu mục “SMS vào số điện thoại” (được lưu sẵn theo user) để kích hoạt tin nhắn trên máy điện thoại di động của người nhận.

Thực tế các giao tiếp công việc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp không chỉ là nói chuyện (điện thoại nội bộ hoặc qua mạng công cộng), tin nhắn hay ngồi họp trao đổi mà thường xuyên phải đi kèm với việc trao đổi tài liệu, dữ liệu. Nếu phần mềm không có tính năng hỗ trợ thì bạn có thể phải xuất dữ liệu ra Excel và mail hoặc copy file qua mạng nội bộ để chuyển cho người nhận. Người nhận sau khi xử lý xong cũng sẽ phải làm tương tự để chuyển dữ liệu ngược lại cho bạn hoặc cho người tiếp theo trong quy trình. Quá trình này có thể rất mất thời gian và hơn nữa thông tin về quá trình luân chuyển tài liệu này không được lưu vết và quản lý nên có thể mất mát hoặc thất thoát. ERP-Life sẽ giúp bạn khắc phục tất cả các hạn chế này.

Thao tác “Chuyển” dữ liệu cần được thực hiện mỗi khi bước tiếp theo của quy trình được thực hiện bởi user khác hoặc của chính user đang tác nghiệp nhưng cần tạo dữ liệu của Object mới. Ví dụ: Cần chuyển dữ liệu cho sếp duyệt, chuyển dữ liệu từ Báo giá sang Hợp đồng, từ Hợp đồng sang Đơn hàng bán, từ Đơn hàng bán sang bộ phận lập kế hoạch sản xuất, chuyển dữ liệu đơn mua hàng mới lập cho người duyệt, chuyển các dữ liệu sang Kế toán…

ERP-Life hỗ trợ việc chuyển dữ liệu giống như các giao tiếp tự nhiên giữa con người trong cuộc sống hàng ngày vậy: Bạn có thể chuyển một dữ liệu xác định qua lại nhiều lần giữa các users cho đến khi dữ liệu đã đúng và đầy đủ để đi tiếp. Ví dụ: Một Hợp đồng (hoặc tài liệu bất kỳ) có thể chuyển qua lại nhiều lần giữa người soạn và người kiểm tra/duyệt cho đến khi nội dung hoàn chỉnh thì mới được gửi đi cho khách hàng. Tất cả các thông tin về việc luân chuyển dữ liệu của Object đều được phần mềm lưu vào “Ký ức”, cùng với hệ thống dữ liệu sẽ tạo nên “Bản đồ số” của doanh nghiệp.

Phần mềm lưu lại lịch sử tạo/sửa và luân chuyển dữ liệu của mọi record của tất đối tượng bất kỳ trong hệ thống. Đây là đặc tính “Toàn vẹn ký ức” của ERP-Life.

Dữ liệu được chuyển từ bước này sang bước khác của quy trình, từ phòng ban này sang phòng ban khác, từ user này sang user khác, từ công ty xuống chi nhánh (hoặc ngược lại)… có thể được thực hiện theo cả hai cách: Đẩy và Kéo.

Phương pháp đẩy (Push) kèm theo nhắc việc.

Đây là phương pháp ưu tiên trong ERP-Life mỗi khi có thể. Người thực hiện bước này của quy trình chỉ cần chuyển trạng thái dữ liệu, xác định user tương lai (user tác nghiệp tiếp theo – có thể đặt mặc định) thì dữ liệu mới (có thể của Object hiện thời hoặc của Object khác) sẽ tự động được thay đổi hoặc tạo ra và hiện con số nhắc việc trên màn hình của user tương lai.

Đặt trạng thái và chuyển dữ liệu sang bước tiếp theo được thực hiện đồng thời

Đặt trạng thái, tạo dữ liệu mới của Object khác đồng thời nhắc user tương lai tiếp tục xử lý dữ liệu vừa tạo ra…

Ưu điểm của phương pháp “Đẩy” là người thực hiện bước tiếp theo của quy trình luôn được nhắc việc bằng con số mầu đỏ. Tuy nhiên quy trình hoạt động của doanh nghiệp phải tương đối ổn định.

Phương pháp kéo (Pull).

Phương pháp này được thực hiện mỗi khi phương pháp đẩy không thực hiện được. Người thao tác dữ liệu của Object (ví dụ: Hợp đồng) dùng chức năng “Import dữ liệu” để lấy dữ liệu từ Object ở các bước trước (ví dụ: Báo giá) và tạo ra dữ liệu của Object này để tiếp tục xử lý. Có hai nơi để lấy dữ liệu: Trên màn hình nhập liệu hoặc khi đang hiện bảng dữ liệu của Object.

“Kéo” dữ liệu trên màn hình nhập liệu.

“Kéo” dữ liệu trên bảng dữ liệu của Object

Ưu điểm của phương pháp “Kéo” là người thực hiện bước tiếp theo của quy trình có thể chủ động chọn nguồn dữ liệu để lấy. Tuy nhiên nhược điểm lớn của phương pháp này là tốn nhiều công hơn và người dùng không được nhắc việc bằng con số. Phải chủ động nhấn nút “Import” và chọn Object nguồn mới biết mình có việc để làm hay không.

16.  Tác nghiệp theo quy trình làm thay đổi trạng thái dữ liệu của các Object.

Mỗi Object có thể được khai báo 1 hoặc nhiều trường trạng thái.

Mỗi trường trạng thái phản ánh một quy trình tác nghiệp. Dữ liệu của Object được gán các giá trị trạng thái khác nhau trong quá trình “lớn lên”.

Mỗi giá trị trạng thái có thể được phân quyền cho chỉ một số người dùng được phép đặt trạng thái, sửa trạng thái, xem dữ liệu ở trạng thái…

Dữ liệu ở các trạng thái khác nhau có thể được định nghĩa mầu nền khác nhau khi hiển thị. Đây cũng là một đặc tính “Life” của ERP-Life.

Mầu nền khác nhau của trường trạng thái “Tiến độ” của Object “Hợp đồng dịch vụ”

Và có thể tuỳ biến mầu nền trên ERP-Life một cách dễ dàng

17.  Quản lý dữ liệu đính kèm theo các khuôn dạng (format) khác nhau.

  • Có thể định nghĩa các trường của Object để lưu trữ dữ liệu đính kèm theo các khuôn dạng (format) khác nhau (Excel, Word, Picture, Acad…).
  • ERP-Life tự động liên kết các phần mềm biên soạn để người dùng thao tác tạo/sửa dữ liệu đính kèm.
  • Số lượng và kiểu dữ liệu đính kèm đối với một Object có thể được khai báo không giới hạn.
  • Dữ liệu đính kèm được lưu trữ tập trung trên database. Được bảo mật, phân quyền chi tiết (xem/sửa) đến từng người sử dụng.
18.  ERP-Life với mô hình Đa công ty, Đa chi nhánh, Đa ngành nghề.

Cách tiếp cận “Thật như cuộc sống” cũng giúp ERP-Life thích ứng với mô hình Đa công ty, Đa chi nhánh, Đa ngành nghề của doanh nghiệp một cách tự nhiên. Cây quản lý (dạng danh mục hình cây) gồm các nút quản lý tương ứng với một công ty, một chi nhánh, một ngành nghề hoặc một bộ phận… của doanh nghiệp. Nút quản lý có thể được gắn với khối lượng dữ liệu của nhiều Object khác nhau. Một người dùng (user) có thể được phân quyền tác nghiệp hoặc khai thác thông tin trên dữ liệu của nhiều nút quản lý khác nhau. Điều này đáp ứng nhu cầu vô cùng phong phú, đa dạng nh­ưng sinh động của việc phân công công việc trong doanh nghiệp.

Ví dụ:

  • Bạn là NV bán hàng và chịu trách nhiệm đảm bảo hàng đúng hẹn cho khách hàng theo các đơn hàng mà bạn phụ trách. Bạn cần theo dõi tiến độ sản xuất cho các đơn hàng này. Việc sản xuất này có thể được tiến hành dàn trải trên nhiều công đoạn, ở các công ty con khác nhau hoặc các nhà máy, phân xưởng khác nhau. ERP-Life có thể giúp bạn theo dõi đầy đủ thông tin về tiến độ sản xuất sản phẩm một cách chi tiết xuyên suốt công ty con, nhà máy, phân xưởng… có liên quan đến đơn hàng của bạn nhưng bạn có thể bị cấm quyền tương tự đối với các đơn hàng của nhân viên bán hàng khác.
  • Bạn là người chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ vấn đề tài chính của doanh nghiệp trong đó có các công ty con. Chỉ bạn có thể được duyệt các khoản chi lớn hơn 200 triệu ở tất cả các công ty con. Chỉ bạn mới có thể thực hiện thao tác lập kế hoạch tài chính (trong đó có hạn mức chi phí) cho từng công ty con theo từng hạng mục chi phí và “Chuyển” kế hoạch này cho các nhân sự tương ứng ở các công ty con. ERP-Life sẽ giúp bạn thực hiện các công việc này đồng thời cũng giúp bạn “giao tiếp” (tiếp nhận đề xuất, duyệt đề xuất…) với các nhân sự kế toán, tài chính ở các công ty con trực tiếp trên phần mềm trên giao diện nhắc việc “bằng các con số”.
  • Nhân viên bán hàng ở các cửa hàng khác nhau của công ty có thể tham khảo tồn kho hàng ở kho tổng (hoặc ở các cửa hàng lân cận). Trong trường hợp cần thiết có thể lập và gửi yêu cầu chuyển hàng (hoặc xuất hàng cho khách hàng) từ kho tổng (hoặc từ cửa hàng lân cận). Ngoài ra cho dù chỉ ngồi ở trụ sở công ty, bạn cũng có thể theo dõi toàn bộ quá trình nhập/xuất/tồn, bán hàng ở các chi nhánh/cửa hàng và thực hiện hoạch định tập trung việc luân chuyển hàng hoá hàng ngày giữa kho tổng với các chi nhánh/cửa hàng và giữa các chi nhánh/cửa hàng với nhau.
  • …
19. Cấp bản quyền theo Concurrent Users (số lượng người dùng đăng nhập đồng thời)

  • Các phiên bản phần mềm EFFECT trước đây thực hiện việc cấp bản quyền và tính phí theo số máy trạm được cài đặt. Với ERP-Life, doanh nghiệp có thể được cài đặt không hạn chế số máy trạm và khai báo không hạn chế số lượng người dùng (user). Tuy nhiên tại một thời điểm chỉ có một số lượng users nhất định (quy định trên hợp đồng kinh tế) được phép đăng nhập và sử dụng phần mềm. Cùng với khả năng cho phép cài đặt máy trạm từ trang web (với user được cấp quyền) sẽ thuận tiện hơn cho doanh nghiệp khi người dùng không cần mang theo máy tính vẫn có thể truy cập phần mềm từ bất kỳ máy tính nào trên thế giới có kết nối internet.
    • Ngoài ra ERP-Life cho phép bạn có thể khởi động đồng thời chương trình 10 lần trên cùng một máy trạm (với cùng tài khoản đăng nhập) và như vậy bạn có thể làm việc với mỗi phiên bản ở các giao diện khác nhau như phiên bản 1 ở màn hình Giao dịch, phiên bản 2 ở màn hình Báo giá, phiên bản 3 ở màn hình Tin nhắn…
    20.  Nâng cấp tương thích từ các phiên bản phần mềm EFFECT trước đây.

    • GREEN EFFECT đảm bảo nâng cấp, chuyển đổi (convert) dữ liệu tương thích từ các phiên bản phần mềm kế toán trước đây là EFFECT 2.0, EFFECT-SQL 3.0 và EFFECT-SQL 4.0 lên EFFECT-SQL 5.0 (trong ERP-Life). Các tác nghiệp luân chuyển dữ liệu theo quy trình sẽ được bổ sung/sử dụng trong phiên bản phần mềm mới.
    • Khi nâng cấp từ hệ thống EFFECT-ERP lên ERP-Life, việc chuyển đổi dữ liệu luôn gắn liền với việc cải tiến các quy trình tác nghiệp để tận dụng các ưu điểm mới của ERP-Life.
    • Sau khi nâng cấp, người dùng sẽ được trải nghiệm giao diện trực quan, sinh động của ERP-Life, tốc độ của phần mềm mới và đặc biệt là trải nghiệm khả năng nhắc việc “bằng các con số”…

   (nguồn: effect.com.vn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

© Bản quyền thuộc về Công Ty TNHH Giải Pháp Nhanh Và Hiệu Quả